NOU (Nordjysk Orienteringsudvalg)

 

Til

Orienteringsklubberne i Nordjyllands Amt, samt Mariager OK og Nordvest OK

Siden indeholder:

   

Referat fra EMIT-MØDE mandag den 30. maj 2005, kl. 19.00 i Aalborg OK`s klubhus.

Deltagere på mødet:

Bestyrelsesrepræsentanter m.fl. fra klubberne: OK Vendelboerne, Aalborg OK, Aalborg Politi OK, Rold Skov OK, St. Binderup OK, Mariager OK, Nordvest OK, TRRI, samt NOU`s formand, kasserer og sekretær.

 Dagsorden:

Ingen konkrete dagsordenspunkter, men i indbydelsen af 1. maj 2005 fra NOU`s sekretær stod der følgende: 

”Ja, nu er det faktisk langt over 2 år siden, at det lykkedes - primært med en utrættelig indsats af nu afdøde Hjalmar Kristoffersen - at indsamle sponsorbidrag på ca. 100.000 kr. til indkøb af et EMIT-udstyr til fælles bruig for de nordjyske O-klubber.  

De mere specifikke beslutninger om indkøb, anvendelse, løbende administration og opsparing af bidrag til til genanskaffelser blev aftalt i møder afholdt den 27. august og 17. november 2003 mellem en arbejdsgruppe fra klubberne og NOU`s forretningsudvalg og senere forelagt for NOU`s repræsentantskab. Der er på NOU´s repræsentantskabsmøde i 2005 besluttet at supplere udstyret, så vi har et materiel, som kan klare et rimeligt stort løb som en etape ved et Nordjysk 2-dages eller et påskeløb. Kirsten Bobach har sørget for al indkøb, og Søren Theilgaard har stået for administration af udlejning af brikker og aftaler om postenheder mv. En stor tak til jer for dette frivillige arbejde. 

Vi har i NOU`s forretningsudvalg valgt at indkalde til et evalueringsmøde om det fælles Emit-udstyr. Det gør vi, fordi det altid er en god idè at følge op på, om noget kan gøres anderledes og bedre fremover, men også fordi vi har noteret, at der ind imellem har været visse knaster, dels omkring udveksling af postenheder mv., men også i nogle tilfælde omkring brug af NOU-brikker contra Klub-brikker.  

Det er NOU`s forretningsudvalgs hensigt, at NOU-poster og NOU-brikker altid skal være til rådighed for ethvert åbent løb i det nordjyske. Så må evt. klubarrangementer og -interesser vige. Vi finder også, at mulig konkurrence mellem NOU- og klubber om udleje af udstyr bør undgås. Det vil dog også være uhensigtsmæssigt, hvis NOU eller klubberne ligger inde med Emit-udstyr, som ikke bruges.

 Vi vil gerne, at klubberne til mødet, som vi forventer at afholde i Aalborg OK`s klubhus, Stolpedalsvej 4, 9000 Aalborg, mandag den 30. maj kl. 19 møder frem med konstruktive bidrag til, hvordan vi til fælles bedste får mest ud af vores EMIT-ustyr fremover. Evt. forslag må også gerne blive sendt til NOU`s formand eller sekretær inden mødet. Vi regner med, at der kan træffes nogle beslutninger på mødet, og at klubberne derfor møder med formand eller andre repræsentanter, som er udstyret med mandat til at forpligte klubben.”

Indkomne forslag:

Fra Søren Theilgaard er følgende forslag og anmodning indkommet: 

1. At lejeprisen ændres til: 10 kr./ postenhed / dag  og 5 kr. / brik / løb

Dette gælder for alle terminsliste løb. 

2. Alt NOU udstyr står samlet til udlejning. 

3. at ændringerne træder i kraft straks. 

Derudover forespørger jeg NOU om tilladelse til indkøb af:

1 stk. Stræk tids printer ca. 1000 kr. ( er igangsat uden tilladelse)

1 stk. Labels printer til print direkte på backupkort  ca. 4000 kr. 

Velkomst og indledning:

NOU`s formand bød velkommen og deltagerne præsenterede sig. Herefter indledte NOU`s sekretær med anledningen til indkaldelsen, jf. foran, samt henviste til Søren Theilgaards forslag, hvorefter Søren fik lejlighed til at uddybe dette. 

Debat og afklaringer:

Stort set alle medvirkede ivrigt til indlæg i debatten. 

I første omgang fik NOU`s kasserer stillet nogle fortsat uafklarede spørgsmål vedrørende 2004 om udlejning og afregning for NOU-materiel. Disse spørgsmål, herunder manglende afregning er lovet afklaret meget hurtigt. 

Om opfattelsen (tolkningen) af NOU-referaterne blev det slået fast, at man er forpligtet til at reagere over for NOU`s sekretær/formand, såfremt man evt. ikke er enig i ordlyden. Ellers er det beslutningsreferatet, som er gældende ! 

Debatten afslørede – ikke uventet – at der var forskelle i opfattelsen af forskellige hændelsesforløb. Endvidere var der fra arrangører af de mindre arrangementer nogen betænkelighed ved, at lejeudgiften til postenhederne kunne blive for høj i forhold til løbsdeltagelsen. En differencieret leje for postenhederne, som er afhængig af løbsdeltagelsen vandt heller ikke bredt gehør.  

En evt. nedsættelse af briklejen fordrer imidlertid andre indtægter, hvis NOU skal have mulighed for at kunne reinvestere. Forslaget om nedsættelsen af briklejen til markedspris (pt. 5 kr.) klubberne imellem, var der dog nogen forståelse for. Det giver bl.a. klubberne en lille nettoindtægt for ulejligheden. Det blev i øvrigt oplyst på mødet, at ingen klubber ligger inde med brikker, som direkte er bestemt for at leje ud til arrangementer. 

Forlag om, at NOU løbende skal hente sponsorater ind blev også fremført. Det var der enighed om, men ansøgning om tilskud skal, for at give gevinst, helst være målrettet til indkøb af et specifikt udstyr. NOU og klubberne skal være opmærksomme på disse muligheder. 

Der bredte sig efterhånden en fælles forståelse af, at man nu måtte nå frem til et fælles fodslag omkring NOU`s Emitudstyr.

 Beslutninger:

Der blev truffet følgende beslutninger: 

v     Hovedregel for afhentning og levering af udstyr:

§         Til rådighed i Nord-depotet senest kl. 17.00, 3 dage før løbet

§         Tilbage i Nord-depotet senest 2. dagen efter løbet.

v     Brikleje:

§         5 kr. afregnes til NOU pr. udlejet brik (de første 99 stk.) – uanset om der anvendes NOU-brikker eller evt. andre brikker, fx af praktiske årsager.

v     Postenheder:

§         500 kr. for hele sættet pr. terminslisteløb, når NOU-klubber bruger NOU-enheder.

§         10 kr. pr. enhed, når udlejning sker til klubber uden for NOU-området.

v     Bortkommen udstyr:

§         Søren Theilgaard kontaktes. Han bestiller nyt og fakturerer klubben for udgiften.

v     Aktuelt indkøb:

§         Søren Theilgaard har tilladelse til at indkøbe det ansøgte udstyr til de angivne cirkapriser.

v     Investeringsbehov:

§         Skal tages op på NOU`s repræsentantskabsmøde hvert år i januar. Søren Theilgaard vurderer sammen med Kirsten Bobach løbende behovet.

v     Forsikring:

§         Det var den almindelige opfattelse, at Nord-depotet er forsikret. Aalborg OK, ved Søren Flytkær, undersøger og sikrer, at det er tilfældet, og at dækningen er tilstrækkelig. 

Ændringen i sammensætningen af indtægterne skønnes ifølge beregninger foretaget af Mariager OK og Søren Theilgaard at være rimelig neutral i forhold til nuværende indtægtsniveau, som alene er baseret på brikleje.

 Afslutning:

Mødet sluttede i god ro og orden kl. ca. 21.

 Ole Nielsen

NOU-sekretær / Referent.

 

Referat fra EMIT-MØDE mandag den 17. november 2003, kl. 19.30 i Aalborg OK`s klubhus.

Deltagere på mødet:

Bestyrelsesrepræsentanter m.fl. fra klubberne, Skagen OK, OK Vendelboerne, Aalborg OK, Aalborg Politi OK, Rold Skov OK, St. Binderup OK, Mariager OK samt NOU`s formand, kasserer og sekretær.

 Dagsorden:

1.      Godkendelse af referat fra seneste EMIT-møde den 27. august 2003.
Referatet blev godkendt.

2.      Opgørelse af hidtidige støttetilsagn og eksisterende midler til indkøb (Nou`s sekretær)
Der er pr. dato modtaget tilsagn fra følgende:

     Skørping kommune:                 5.000 kr.  (Generelt til Emit)

Tuborgfondet:                          33.400 kr. (Indkøb af et minisæt. Pengene skal bruges inden 21.2.2004)

Spar Nord Fonden:                 33.000 kr. (Indkøb af et minisæt)

Aalborg Kommune                   7.350 kr. (=75% af faktiske udgifter til brikker og poststativer)

Nordjyske Skovkarle                  5.000 kr. (Generelt til Emit)

I alt                                             83.750 kr.

 

Alle (måske bortset fra Skovkarlene) forventer fremlagt dokumentation for indkøbet. D.v.s., at brugt udstyr ikke er aktuelt at indregne i indkøbet. Tuborgfondet  ønsker endvidere, at det af publikationer og vort materiale i øvrigt vil fremgå, at sættet er skænket af Tuborgfondet. Endelig ønsker Tuborgfondet at overrække bevillingen. Det kan f.eks. ske ved vort repræsentantskabsmøde i januar 2004.

 

Der blev på mødet 27.august 2003 opnået enighed om, at følgende udstyr var nødvendigt:

Postenheder: 100 stk. à 600 kr.                                              60.000 kr.

Startenheder: (0-poster): 6 stk. à 750 kr.                                   4.500 kr.

Slutposter:                       2 stk. à 600 kr.                                 1.200 kr.

MTR3:  1 stk. (minitimerecorder incl printer)                             8.000 kr.

Brikker 100 stk. à 320 kr.                                                       32.000 kr.

 

I ALT                                                                                        105.700 kr. 

RTR 2 (målur) skønnes ikke nødvendigt at anskaffe, idet Nordkredsen har udstyret, som vi har krav på at låne. Klubberne må selv sørge for licens samt for PC ère til afvikling af programmer. Licens forventes at kunne erhverves for 1.200 kr., men vil kun være aktuelt for de klubber, som arrangerer løb med over 200 deltagere. For løb med lavere deltagerantal kan licens hentes gratis fra internettet. D.v.s., at det reelt kun er Rold Skov OK og St. Binderup, som har et udækket behov for licens.

 Som det ses, mangler ekstern finansiering af godt 20.000 kr. De penge har vi ikke p.t., men det blev fra velinformeret kilde oplyst, at Møller Sport har en sending lejebrikker til salg. Levetiden er naturligvis kortere end for nye, men prisen er også reduceret. En besparelse på anskaffelsesprisen på brikker forventes at andrage mellem 6.000 og 12.000 kr. afhængig af, hvor nye brikkerne er.

 Under de forudsætninger kan NOU`s kasse supplere op, så vi har råd til anskaffelsen.

 

3.      Beslutning om, præcist hvad der skal indkøbes.
Det blev besluttet, at der indhentes tilbud på ovennævnte materiel, hvor brikkerne søges anskaffet til reduceret pris.
Det blev endvidere besluttet, at postenhederne skal være uden blink.

4.      Beslutning om, hvem der forestår forhandling og aftaler med leverandør (Møller Sport ?)
Forsamlingen enedes om, at udpege

Søren Theilgaard og Kirsten Bobach

til at forhandle og indhente tilbud fra Møller Sport.

Accept af tilbud skal naturligvis ske under den forudsætning, at vore finansieringskilder holder fast ved de givne tilsagn.  Det skal også aftales med Møller Sport, at faktureringen deles op sådan, at dokumentationen kan bruges over for tilsagnsgiverne i.h.t. til de forskellige forudsætninger, som de har opstillet for at give tilskud.

 

5.      Beslutning om leveringstidspunkt og sted.
Leveringstidspunkt ca. 1. februar 2004.

6.      Beslutning om hvem, der skal sikre, at udstyret opbevares sikkert, og hvem der skal forestå udlån af udstyret og vedligeholde det i driftssikker stand.
Det nye anlæg opbevares syd for fjorden, bl.a. også fordi Aalborg, Skagen og Vendelboerne har en del udstyr selv, som stadig anvendes. Det blev aftalt at de 100 postenheder fordeles således:

 Det blev endvidere aftalt, at brikkerne, som skal være til rådighed for udlejning til alle åbne løb, placeres sammen med RTR-2 hos NORD-depotet med Søren Theilgaard som administrator.

·        Søren Theilgaard, Tlf. 98177761, mail stheil@mail1.stofanet.dk

 Endelig blev det aftalt, at Kirsten Bobach sørger for, at der udarbejdes en kort tjekliste med gode anvisninger om korrekt behandling af udstyret. 

7.      Beslutning om pris for udleje af EMIT-brikker og at denne pris skal tilfalde NOU, samt at særlig EMIT-bankkonto administreres af NOU`s kasserer jf. referat af 27/8-2003
Der blev på mødet den 28. august 2003 lavet en skønsmæssig opgørelse over, hvor mange Emit-brikker klubberne normalt lejer ud til de nordjyske løb. Opgørelsen viste, at de 100 brikker kan forventes udlejet i gennemsnit 8 gange pr. sæson. D.v.s. en indtægt på 8.000 kr. under forudsætning af en stykleje på 10 kr., og at alle klubberne forpligter sig til først og fremmest, at udleje NOU-brikker.
Det blev besluttet:

·        At alle klubber til deres åbne løb forpligter sig til først og fremmest at udleje de 100 NOU-brikker, inden man lejer andre brikker ud.

·        At prisen er 10 kr. pr. brik for udleje inden for NOU-kredsen, og at den aktuelle markedspris følges ved udleje af brikker uden for NOU-kredsen.

·        At udleje af NOU`s postenheder uden for kredsen koster 10 kr. pr. stk.

·        At alle indtægter for udleje af NOU-udstyr tilfalder en særlig ”Emit-bankkonto”, som administreres af NOU`s kasserer.

·        At NORD-depotet ved Søren Theilgaard udsteder regninger på NOU`s brevpapir, hvorpå den særlige ”Emit-indbetalingkonto” fremgår. En kopi af regningen sendes/mailes til NOU`s kasserer, som følger op på, at der bliver betalt.

8.      Skrivelser til tilskudsyderen om iværksatte tiltag mhp at overholde tilskudsvilkår.
NOU`s sekretær vil sende alle tilskudsgiverne et brev, så snart vi har et tilbud fra Møller Sport, om, at vi nu er i gang med anskaffelsen af udstyret.

9.      Indgåelse af aftaler med tilskudsydere om overdragelse af midler (Tuborgfondet sætter pris på at overrække checken. Det kan fx gøres ved repræsentantskabsmødet 12. januar 2004.
Det blev vedtaget, at invitere Tuborgfondet til overrækkelse på vores repræsentantskabsmøde i januar. Der vil også i brevene til de øvrige tilsagnsgivere lægges op til en aftale om, hvordan og hvornår vi kan få pengene overdraget.

 10.  Plan for efterfølgende pleje/orientering til tilskudsgivere om brugen af anlægget.
I løbet af efteråret 2004, når udstyret har været i brug en del gange, kan i hvert fald de store tilskudsgivere få en orientering om al den gavn deres penge har gjort. Vi får sikkert brug for velvilje senere.

Det blev endvidere aftalt, at når vi på et tidspunkt mangler eller skal have udskiftet en del af udstyret, så skal der søges hos relevante sponsorer – også selv om vi har penge på bogen. De penge skal nok få ben at gå på den dag, vi skal have den helt store udskiftning. Vi har ikke længere en Hjalmar til at gøre hive så mange penge hjem på èn gang. Så derfor må vi nok forvente, at NOU og klubberne selv skal finansiere en større andel ved næste totaludskiftning.

11.  Evt.
Der blev udtrykt generel tilfredshed med projektet p.t.
En særlig ros var der til Sinne for hendes gode boller og kringle. Et ubetinget genvalg.
Referent                                           

 Ole Nielsen

sekretær, NOU  18-11-2003

 

REFERAT FRA MØDE DEN 27. AUGUST 2003 OM EMIT

Deltagere på mødet:

Bestyrelsesrepræsentanter m.fl. fra klubberne, Vendelboerne, Aalborg OK, Rold Skov OK, St. Binderup OK, Mariager OK og Hadsund OK samt NOU`s sekretær.

Dagsorden i henhold til indkaldelse på mail den 27. juli 2003:

Heraf fremgik, at der nu var indsamlet tilsagn om en del midler til anskaffelse af EMIT-udstyr. Derfor er det vigtigt, at få truffet nogle beslutninger dels om indkøbet og dels om den fremtidige administation, herunder sikring af systemets vedligehold og udvikling.

 

Hvem er modtaget tilsagn fra, og hvad kan midlerne bruges til?

De modtagne tilsagn er resultatet af et enormt arbejde med ansøgninger til et utal af fonde og kommuner m.fl., i al væsentlighed udført af Hjalmar Kristoffersen.

 Der er pr. dato modtaget tilsagn fra følgende:

 Skørping kommune:      5.000 kr.  (Generelt til Emit)

Tuborgfondet:                                33.400 kr. (Indkøb af et minisæt. Pengene skal bruges inden 21.2.2004)

Spar Nord Fonden:                       33.000 kr. (Indkøb af et minisæt)

Aalborg Kommune        7.350 kr. (=75% af faktiske udgifter til brikker og poststativer) 

I alt                                      78.750 kr.

Alle forventer fremlagt dokumentation for indkøbet. D.v.s., at brugt udstyr ikke er aktuelt at indregne i indkøbet.

 

Tuborgfondet  ønsker endvidere, at det af publikationer og vort materiale i øvrigt vil fremgå, at sættet er skænket af Tuborgfondet. Endelig ønsker Tuborgfondet at overrække bevillingen. Det kan f.eks. ske ved vort repræsentantskabsmøde i januar 2004.

 

Klubbernes situation, typer af løb og drøftelse af lejemodel

En runde blandt klubrepræsentanterne viste, at udgangspunktet er meget forskelligt blandt klubberne.  

Kun Aalborg har et helt sæt, som efterhånden er nogle år gammelt, men som, hvis alt går vel, vil kunne overleve de næste ca. 4 år. Vendelboerne, Nordvest, Skagen og Trænregimentet har noget udstyr til træningsbrug. St. Binderup og Mariager har kun licenser, men en del erfaring i at gennemføre løb ved hjælp af Emit. Rold og Hadsund har ikke licenser eller erfaring med Emit.

Runden blandt klubberne viste også, at de typer af årlige løb, som klubberne arrangerer er meget forskellige. Fra de store 2-dages forårsløb (Aalborg/Vendelboerne) over B-løb og C-løb til natløb med kun ca. 60 deltagere.

 En drøftelse af prissætning på leje af udstyr, som alle klubberne ville finde rimelig, var vanskelig at finde frem til. En deltagerafhængig leje ville medføre, at 2-dages arrangementerne i stedet kan leje billigere hos Møller Sport. Modsat ville en leje pr. stk. udstyr pr. dag vægte urimeligt tungt på de små arrangementer. 

Konklusionen blev derfor, at det må tilstræbes, at der så vidt muligt ”ikke bliver penge mellem klubberne”.

 

Behovsopgørelse:

Hvis Emit skal blive tilstrækkeligt udbredt og arrangørerne blive fortrolige med systemet, er det nødvendigt, at der anskaffes en helt sæt i regi af NOU. Materialet skal også i muligt omfang bruges ved træningsløb.

 Der blev opnået enighed om, at følgende udstyr var nødvendigt:

Postenheder: 100 stk. à 600 kr.                                              60.000 kr.

Startenheder: (0-poster): 6 stk. à 750 kr.                                                4.500 kr.

Slutposter:                       2 stk. à 600 kr.                                                1.200 kr.

MTR3:  1 stk. (minitimerecorder incl printer)                                                8.000 kr.

Brikker 100 stk. à 320 kr.                                                                    32.000 kr.

I ALT                                                                                        105.700 kr.

 RTR 2 (målur) skønnes ikke nødvendigt at anskaffe, idet Nordkredsen har udstyret, som vi har krav på at låne.

Klubberne må selv sørge for licens samt for PC ère til afvikling af programmer.

 Det nye anlæg foreslås opbevaret syd for fjorden, bl.a. også fordi Aalborg og Vendelboerne m.fl. har en del udstyr selv, som stadig anvendes. Nærmere aftaler herom og om pasning/vedligehold træffes senere.

 

Manglende finansiering

Som det ser ud nu, er der en manglende finansiering på knap 30.000 kr.  

Fra NOU blev det stillet i udsigt, at man nok kan reducere den nuværende arbejdskapital med 8.000-10.000 kr. og stille disse midler til rådighed. Herefter mangler ca. 20.000 kr. 

Da også De Nordjyske Skovkarle forventes at nyde gavn af systemet, blev det stillet i forslag at ansøge dem om et tilskud. NOU`s sekretær blev pålagt denne opgave. 

 

Midler til vedligehold og genanskaffelser

Når ikke der skal etableres en egentlig organisation til styring af udlejning og til betaling for leje, rejser det spørgsmål sig naturligvis: Hvordan får vi penge til vedligehold og genanskaffelser ? 

Der fremkom det synspunkt, at når der kan skaffes fonds- og kommunale midler til èn stor investering, så må det også være muligt at skaffe midler drypvist til den løbende vedligeholdelse og til udskiftning.

 Det blev anført, at dette måske også var muligt, men problemet er også, at en bevilling ikke kan gemmes i ret lang tid, men skal bruges her og nu. Det vil derfor ikke være så let at spare op til den store udskiftning, som må forventes om 6-8 år.

 De gennemsnitlige årlige afskrivninger på anlægget kan beregnes til at ligge på mellem 12.000 kr. og 18.000 kr.

 Ved alle løb sker udlejning af Emit-brikker til løbere, som ikke selv medbringer brik. Det koster normalt 10 kr. ekstra for løberen. Når NOU stiller Emit gratis til rådighed for klubberne, bør disse penge tilfalde NOU ubeskåret. Der blev lavet en skønsmæssig opgørelse over, hvor mange Emit-brikker klubberne normalt lejer ud til de nordjyske løb. Opgørelsen viste, at de 100 brikker kan forventes udlejet i gennemsnit 8 gange pr. sæson. D.v.s. en indtægt på 8.000 kr. under forudsætning af, at alle klubberne forpligter sig til først og fremmest, at udleje NOU-brikker.

Emit- brikindtægten foreslås indsat på en særlig konto, som NOU`s kasserer og formand i forening har hæveretten til. 

Restfinansiering forudsættes løbende søgt hjem fra kommuner og fonde m.f.l.

 På det årlige NOU-repræsentantskabsmøde i januar aflægges regnskab for restfinansieringen. I forbindelse med denne regnskabsaflæggelse forudsættes det også, at der bliver truffet beslutninger om hvordan evt. yderligere nødvendige midler til genanskaffelse af udstyr fremskaffes

  

Det videre forløb

NOU`s sekretær sender ansøgning til Skovkarlene.

Klubberne undersøger, om der evt. måtte være kilder tilbage, som ikke er helt udtørrede. 

Der indkaldes til ekstraordinært NOU-møde medio november 2003.

Her må træffes endelig afgørelse om indkøb til levering i januar 2004.

 Fx mandag den 17. november eller mandag den 24. november bedes indtil videre reserveret.

Klubberne bedes melde til NOU`s sekretær, hvilken dato, der passer dem bedst.

 

Bevillingsgivere kontaktes og orienteres om, hvor langt vi er i forløbet.

TuborgFondet må kontaktes med hensyn til reklame og overdragelse af bevilling/penge.

  

 

Referent

 Ole Nielsen

NOU-sekretær