NOU (Nordjysk Orienteringsudvalg)

Til
Orienteringsklubberne i
Region Nordjylland
Nordjyllands Skovkarleklub                                                                           

REFERAT FRA REPRÆSENTANTSKABSMØDE DEN 12. JANUAR 2009:

Deltagere:

17 personer fra Nordvest OK, Vendelboerne OK, Aalborg OK, Aalborg Politis O-afd., AKIF, Rold Skov OK, St. Binderup OK, MariagerFjord OK, Skovkarleklubben og NOU- forretningsudvalg.

Mødet afholdt i Aalborg OK`s klubhus.

 Dagsorden:

1.      Velkomst v/NOU-formand og valg af dirigent.

2.      Beretning fra NOU-formand

3.      Regnskab 2008 for NOU og for Emit-kontoen

4.      Startafgifter, kortpriser, transportgodtgørelse, EMIT-udlejning 2009.

5.      Valg til FU (+suppleanter m.fl.).

6.      Indkomne forslag 

7.      Terminsliste 2009.

8.      Terminsliste år 2010.

9.      Terminsliste år 2011.

10.  Eventuelt. 

ad 1) Dagsorden

NOU`s formand bød velkommen og deltagerne præsenterede sig for hinanden.

Lars Bjørn valgtes til dirigent med applaus. Han kunne konstatere mødet lovligt indkaldt, og dagsordenen godkendt. 

ad 2) Beretninger:

Udsendt med indkaldelsen.

Ingen specielle tilføjelser. Jes Mose takkede for det store arbejde, der gøres i klubberne – og specielt med opmærksomhed til korttegnere og banelæggerne, da der uden dem ingen idrætsplads for vores sport. Ros fra bl.a. Jørn Blom til beretningens indhold.

I forsamlingen var der enighed om, at gøre tiltag, bl.a. ved løbende mails fra tilmelder om at huske løbene, når der er på kalenderen. 

Beretningen herefter godkendt.

ad 3) Regnskab:

Revideret regnskab uddelt på mødet for NOU og for EMIT-kontoen.

Jens Christensen fremlagde de 2 regnskaber.

NOU- regnskabet viste et kasseoverskud på ca. 2.500 kr. Tilfredsstillende resultat for året, specielt når det tages i betragtning, at der har været faldende deltagelse. Tak til arrangørerne for at have udvist økonomisk omhu. Arbejdskapitalen herefter ca. 35.000 kr. For EMIT-udstyret er der ført en særlig konto, dels for anskaffelser og dels for udleje af brikker og poststativer m.v. Indtægterne ved udleje har udgjort ca. 15.200 kr. Den til rådighed værende kapital udgør incl. tilgodehavender knap 27.000 kr. Anses for tilfredsstillende til imødegåelse af nye indkøb.

Regnskaberne godkendt hver for sig. 

ad 4) Startafgifter/kursusgebyr og -transport 2009.

På mødet blev følgende godkendt: 

Løbs-arangementer 2009:   

·         Startafgifter, grundtakst: 50 kr. fra 21 år. 40 kr indtil 20 år.

·         Tillægsgebyr for løbere uden egen Emit-brik:   10 kr.

·         Enhedsprisen for et printet kort  i A4 format:   10 kr.

·         Enhedsprisen for et printet kort  i A3 format:   15 kr.

·         Transportudgifter til løbsarrangører refunderes med 1,50 kr. pr. km. Det omfatter Banelægger og Banekontrol, samt Stævneleder og Stævnekontrol og kørsel til evt. hentning af udstyr i depot. Der ydes ikke godtgørelse til hjælpere på stævnedagen.

·         Opkrævning af startafgifter er lagt ud til arrangørklubben.

·         Arrangørklubben afregner nettooverskuddet til NOU`s kasserer vedlagt en regnskabsopstilling, opgørelser og bilag.

Der er tale om helt uændrede takster i forhold til de senere år. Det indebærer risiko for underskud, men med en større deltagelse i disse godearrangementer håber vi at opnå balance til den gode side. 

FU-administration 2009:   

·         Dokumenterede udgifter refunderes efter regning.

·         Transportudgift til FU-møder refundres med 1,50 kr. pr. km. 

EMIT-udlejning 2009:   

ØKONOMI: -Der er tale om  uændrede takster:

v  Brikleje:

§  5 kr. pr. brik ved udleje til fremmede klubber.

§  NOU-klubberne afregner 5 kr. til NOU`s Emit-konto pr. udlejet brik for samtlige løb (dog max. de første 100 stk.) – uanset om NOU-brikker anvendes, eller hvis der evt. af praktiske årsager er brugt andre brikker.
 

v  Postenheder:

Takst pr. stævnedag:

§  10 kr. pr. enhed, når udlejning sker til klubber uden for NOU-området.

§  NOU-klubbers terminslisteløb:

·         250 kr. for hele sættet, når der deltager under 100 løbere.

·         500 kr. for hele sættet, når der deltager mindst 100 løbere.
 

v  Stort startur:

Takst pr. stævnedag:

§  Udgangspunkt 500 kr., når udlejning sker til klubber uden for NOU-området. Søren Theilgaard bemyndiges dog til at opkræve ”markedspris”.

§  NOU-klubbers løbsarrangementer: 100 kr.
 

v  Investeringsbehov:

§  Skal tages op på NOU`s repræsentantskabsmøde hvert år i januar. Søren Theilgaard vurderer løbende behovet.
Besluttet , at der skal investeres i følgende:

·         Flere poststativer til erstatning af slidte/skadede.
 

v  Indkøb:

§  Søren Theilgaard har tilladelse til at indkøbe udstyr, som repræsentantskabet har besluttet, samt til køb af udstyr, for at dække et opstået behov, som kan bevilges af NOU`s formand eller NOU`s forretningsudvalg.
 

v  Forsikring:

§  Nord-depotet er forsikret. Aalborg OK, ved Søren Flytkjær oplyser, at der er tegnet øget dækning.

 

ADFÆRD:

v  Hovedregel for afhentning og levering af udstyr:

§  Til rådighed i Nord-depotet senest kl. 17.00, 3 dage før løbet

§  Tilbage i Nord-depotet senest 2. dagen efter løbet.

§  De enkelte klubber er ansvarlige for at videreformidle disse regler til deres arrangører, da overholdelse er afgørende for, at ordningen kan fungere, - specielt på tidspunkter, hvor der sker meget inden for kort tid ! (september)

 

v  Bortkommen eller beskadiget udstyr:

§  Søren Theilgaard kontaktes.

§  Han bestiller nyt og fakturerer klubben for udgiften.

 

v  Mærkning af postenheder og stativer:

§  Per Korsbæk mærker alle stativer og brikker tydeligt med navnet: NOU.

v  Talentkraftcentret (TKC)

§  NOU`s udstyr stilles vederlagsfrit til rådighed i det omfang TKC har behov herfor. Retten til lån af udstyr viger for terminslisteløb, og TKC skal i øvrigt efterleve adfærdsreglerne.

 ad 4A) Kaffe & boller

Gennemførtes med fortsættelse af den gode snak.

ad 5) Valg

Alle er på valg hvert år.

Forsamlingen genvalgte formand, kasserer og sekretær, samt suppleant Leif Damborg og revisor Keld Østergaard, Mariager Fjord OK – alle uden modkandidater.

ad 6) Indkomne forslag

Skal være indsendt til formanden - senest 1 uge før mødet.

FU havde specielt efterlyst, at klubberne hjælper med at finde en god afløser for Søren Theilgaard, som havde ønsket at slippe for administrationen af EMIT-udstyret og økonomien hermed. Søren var til stede på mødet, og det lykkedes at få Søren til at fortsætte. Mange Tak for det!

 Nye klasser og baner (forslag fra St. Binderup OK):

·         Klub.nat:                       En ny 3,5 svær bane.                                                      VEDTAGET

·         NJM-Lang:

o   D 55 klasse       En ny bane 5-7 km svær                                                VEDTAGET

o   H 65                  Genbrug af eksisterende bane på 6-8 km svær              VEDTAGET

 Vendelboer og Aalborg er bundet op på andre store arrangementer i forår og sommer, så derfor var der problemer med at afsætte NJM-lang. St. Binderup melder endeligt tilbage før påske 2009 angående NJM-Lang i 2010.

ad 10) Eventuelt 

Peter Arildsen opfordrede klubberne til at lade resultatlisterne ligge på hjemmesiderne minimum i 1 år. 

Afslutning

Formand Jes takkede for aftenens gode fremmøde forløb og opfordrede til at der følges op med det gode fremmøde også ved alle løbsarrangementerne. Mødet sluttede kl. ca. 21.30. 

referent

Ole Nielsen

Referat udsendt 18. januar 2009.

REFERAT FRA REPRÆSENTANTSKABSMØDE DEN 14. JANUAR 2008:

Deltagere:

16 personer fra Nordvest OK, Vendelboerne OK, Aalborg OK, Aalborg Politis O-afd., AKIF, Rold Skov OK, St. Binderup OK, MariagerFjord OK og NOU- forretningsudvalg.

Mødet afholdt i Aalborg OK`s klubhus.

 Dagsorden:

1.      Velkomst v/NOU-formand og valg af dirigent.

2.      Beretning fra NOU-formand

3.      Regnskab 2007 for NOU og for Emit-kontoen

4.      Startafgifter, kortpriser, transportgodtgørelse, EMIT-udlejning 2008.

5.      Valg til FU (+suppleanter m.fl.).

6.      Indkomne forslag 

7.      Terminsliste 2008.

8.      Terminsliste år 2009.

9.      Terminsliste år 2010.

10.  Eventuelt.

 ad 1) Dagsorden

NOU`s formand bød velkommen og deltagerne præsenterede sig for hinanden.

Lars Bjørn valgtes til dirigent med applaus. Han kunne konstatere mødet lovligt indkaldt, og dagsordenen godkendt.

 ad 2) Beretninger:

Udsendt med indkaldelsen.

Ingen specielle tilføjelser.

Ros fra bl.a. Jørn Blom til beretningens indhold. En lille debat, hvor bl.a. natløb var et emne. Bedre kort og terræner ønskeligt til natløb, som i øvrigt anses at være et godt tilbud. Lidt betænkelighed over vigende tilslutning, og der blev bl.a. fra Søren Flytkær opfordret til, at klubberne gør mere for at aktivere folk til NOU`s- arrangementer. De er både kvalitets-, prismæssigt og socialt unikke. 

Beretningen herefter godkendt.

 ad 3) Regnskab:

Revideret regnskab uddelt på mødet for NOU og for EMIT-kontoen.

Jens Christensen fremlagde de 2 regnskaber.

 NOU- regnskabet viste et kasseoverskud på godt 12.000 kr. Heraf 7.400 kr. et efterslæb fra 2006, men stadigt korrigeret herfor et meget tilfredsstillende resultat for året, specielt når det tages i betragtning, at flere arrangementer ikke ligefrem har været tilløbsstykker. Tak til arrangørerne for at have udvist økonomisk omhu.

Arbejdskapitalen udgør herefter ca. 33.000 kr.

 For EMIT-udstyret er der ført en særlig konto, dels for anskaffelser og dels for udleje af brikker og poststativer m.v. Indtægterne ved udleje har udgjort ca. 18.000 kr. Der er anskaffet udstyr i form af brikker og MTR4 printer. Den til rådighed værende kapital udgør incl. tilgodehavender knap 19.000 kr.

Forløbet i 2006 vurderes som tilfredsstillende

 Regnskaberne godkendt hver for sig.

 ad 4) Startafgifter/kursusgebyr og -transport 2008.

På mødet blev følgende godkendt: 

Løbs-arangementer 2007:   

·        Startafgifter, grundtakst: 50 kr. fra 21 år. 40 kr indtil 20 år.

·        Tillægsgebyr for løbere uden egen Emit-brik:        10 kr.

·        Enhedsprisen for et printet kort  i A4 format:        10 kr.

·        Enhedsprisen for et printet kort  i A3 format:        15 kr.

·        Transportudgifter til løbsarrangører refunderes med 1,50 kr. pr. km. Det omfatter Banelægger og Banekontrol, samt Stævneleder og Stævnekontrol og kørsel til evt. hentning af udstyr i depot. Der ydes ikke godtgørelse til hjælpere på stævnedagen.

·        Opkrævning af startafgifter er lagt ud til arrangørklubben.

·        Arrangørklubben afregner nettooverskuddet til NOU`s kasserer vedlagt en regnskabsopstilling, opgørelser og bilag.

 EMIT-udlejning 2007:   

ØKONOMI:

v     Brikleje:

§         5 kr. pr. brik ved udleje til fremmede klubber.

§         NOU-klubberne afregner 5 kr. til NOU`s Emit-konto pr. udlejet brik for samtlige løb (dog max. de første 100 stk.) – uanset om NOU-brikker anvendes, eller hvis der evt. af praktiske årsager er brugt andre brikker.
 

v     Postenheder:

Takst pr. stævnedag:

§         10 kr. pr. enhed, når udlejning sker til klubber uden for NOU-området.

§         NOU-klubbers terminslisteløb:

·        250 kr. for hele sættet, når der deltager under 100 løbere.

·        500 kr. for hele sættet, når der deltager mindst 100 løbere.

 

v     Stort startur:

Takst pr. stævnedag:

§         Udgangspunkt 500 kr., når udlejning sker til klubber uden for NOU-området. Søren Theilgaard bemyndiges dog til at opkræve ”markedspris”.

§         NOU-klubbers løbsarrangementer: 100 kr.

 

v     Investeringsbehov:

§         Skal tages op på NOU`s repræsentantskabsmøde hvert år i januar. Søren Theilgaard vurderer løbende behovet.
Besluttet , at der skal investeres i følgende:

·        Brikker suppleres altid op til 100 stk.

 

v     Indkøb:

§         Søren Theilgaard har tilladelse til at indkøbe udstyr, som repræsentantskabet har besluttet, samt til køb af udstyr, for at dække et opstået behov, som kan bevilges af NOU`s formand eller NOU`s forretningsudvalg.

 

v     Forsikring:

§         Nord-depotet er forsikret. Aalborg OK, ved Søren Flytkjær oplyser, at der er tegnet øget dækning.

 

ADFÆRD:

v     Hovedregel for afhentning og levering af udstyr:

§         Til rådighed i Nord-depotet senest kl. 17.00, 3 dage før løbet

§         Tilbage i Nord-depotet senest 2. dagen efter løbet.

§         De enkelte klubber er ansvarlige for at videreformidle disse regler til deres arrangører, da overholdelse er afgørende for, at ordningen kan fungere, - specielt på tidspunkter, hvor der sker meget inden for kort tid !

 

v     Bortkommen eller beskadiget udstyr:

§         Søren Theilgaard kontaktes.

§         Han bestiller nyt og fakturerer klubben for udgiften.

 

v     Mærkning af postenheder og stativer:

§         Per Korsbæk mærker alle stativer og brikker tydeligt med navnet: NOU.

v     Talentkraftcentret (TKC)

§         NOU`s udstyr stilles vederlagsfrit til rådighed i det omfang TKC har behov herfor. Retten til lån af udstyr viger for terminslisteløb, og TKC skal i øvrigt efterleve adfærdsreglerne.

ad 5) Valg

Alle er på valg hvert år.

Jes vil gerne genopstille til formand i januar mødet, men i fald han vælges, skal klubberne vide, at han skal have orlov fra februar til august 2008, da han udstationeres til Irak. Kasserer og sekretær må derfor i denne periode påtage sig en ekstra arbejdsbyrde. Alternativt indkaldes den valgte suppleant.

Forsamlingen genvalgte formand, kasserer og sekretær uden modkandidater.

Som suppleant blev Leif Damborg – ikke til stede, men også ganske uden modkandidat – genvalgt for en ny periode.

Derimod havde den livtidsvalgte revisor, Karl ”Ægir” Jensen ønsket at træde tilbage – selv om det fra troværdige kilder er bekræftet, at der er megen livskraft tilbage i Karl - langt ud på de små timer. Som ny revisor valgtes Keld Østergaard, Mariager Fjord OK - foreløbig på prøve for 2008.

ad 6) Indkomne forslag

Skal være indsendt til formanden - senest 1 uge før mødet.

FU har følgende forslag og opfordring:

Træningsløb: Betaling for deltagelse i fremmede klubbers træningsløb blev, jf. NOU referat fra 15. januar 2001, fastsat til max. 20 kr., når der købes kort. Det blev anbefalet, at der ikke opkræves betaling for deltagelse, men kun for materialer. FU har på januarmødet lagt op til drøftelse af, om beslutningen fra 2001 fortsat skal være gældende.

Beslutning:

Det står klubberne frit, hvordan de vil administrere træningsløb. Repræsentantskabet gav dog udtryk for, at 20 kr. vil være en fornuftig normaltakst.

År 2009 er næsten OK m.h.t. områder, men arrangørklubber skal selv huske at melde ind til terminslisteføreren inden 1. juni 2008.

  ad 10) Eventuelt

 Klubberne bedes tænke over, om der er folk, som man vil byde ind med til jobbet som terminslistefører for Nordkredsen. 

Nyt formandsvalg i DOF. Klubberne opfordres til at møde frem og gøre deres indflydelse gældende.  

Jes berørte et lille problem som var opdaget m.h.t. ulovligt kortkopiering og henstillede til klubberne om at være opmærksomme.

 Jes blev sluttelig ønsket god tur i det fremmede til vi ses igen.

Afslutning

Formand Jes takkede til højre og venstre for aftenens gode forløb. Mødet sluttede kl. ca. 21.50.

referent

Ole Nielsen 

Referat udsendt 2. februar 2008.