NOU (Nordjysk Orienteringsudvalg)

               

Til
Orienteringsklubberne i
Region Nordjylland
Nordjyllands Skovkarleklub

  2017--mødet: se længere nede ad siden.

REFERAT FRA REPRÆSENTANTSKABSMØDE DEN 8. JANUAR 2018:  

Deltagere

Nordvest Ok, Aalborg OK, Aalborg PI, AKIF, Mariager Fjord OK, Rold Skov OK, St. Binderup OK, Vendelboerne, Skovkarleklubben samt NOU`s-forretningsudvalg.

Mødet blev afholdt med start kl. 19.00 i Aalborg OK`s klubhus, Stolpedalsvej 4, 9000 Aalborg.

 Dagsorden:

1.      Velkomst v/NOU-formand og valg af dirigent.

2.      Beretning fra NOU-formand

3.      Regnskab 2017 for NOU og for EMIT-kontoen

4.      Startafgifter 2018

5.      Godtgørelse for omkostninger 2018

6.      EMIT-udlejning 2018

7.      Adfærd mv i 2018.

8.      Valg til FU (med suppleant) samt valg af revisor.

9.      Indkomne forslag 

10.  Terminsliste 2018.

11.  Terminsliste år 2019.

12.  Terminsliste år 2020.

13.  Eventuelt

 ad 1) Velkomst og valg af dirigent mv:

NOU`s formand bød velkommen og anbefalede at vælge Søren Bak som dirigent, hvilket skete med applaus.

Dirigenten konstaterede mødet lovligt og dagsordenen herved godkendt.

 ad 2) Beretning:

Udsendt sammen med indkaldelsen. Formanden havde ikke yderligere bortset fra endnu en gang at rose den store indsats, som kontinuerligt blev ydet i klubberne og i de fora, hvor man er repræsenteret. Enkelte kommentarer var der til afholdte arrangementer samt lidt bekymring for alderssammensætning generelt i klubberne.

Rold Skov OK ved Helge Søgaard mente, at banelæggerprisen burde være gået til hele klubbens DM-arrangement, som også omfattede sprint-disciplin. Ingen klubber kommenterede dette. FU, som uddeler denne årlige pris, fandt heller ikke anledning til at forsvare sin beslutning på mødet, men blev nok lidt overrasket over kritikken.

 Beretningen herefter godkendt.

 ad 3) Regnskab:

Revideret regnskab med specifikationer blev uddelt for NOU og for EMIT-administrationen.

Alle NOU`s arrangementer havde givet overskud, i alt ca. 12.000 kr. før udgiften til præmier. Det kan tilskrives takstforhøjelsen og det nye afregningssystem, som blev besluttet i 2017. Ingen klubber havde negative kommentarer til den nye afregningsmodel. Flere gav udtryk for, at ud over overskuddet i NOU´s kasse, så havde klubkasserne også haft overskud. Der var ganske få udgifter i NOU-regnskabet, hvoraf den væsentligste var et særtilskud på 4.000 kr., som FU bevilgede til Rold Skov OK`s jubilæumsbog. NOU`s bankbeholdning udgjorde pr. 31.12.2017 godt 58.000 kr.

 Emit-regnskabet udviste et netto overskud på godt 6.000 kr. Fin udlejning især til Nj-2dages og Påskeløb, men desværre kostede dette også investering i et nyt start-ur til næsten 18.000 kr., hvoraf Påskeløbet måtte betale ½-delen. Det kasserede start-ur kan dog anvendes til fremkald eller andet formål. Uret kan blot ikke afgive lyd. Emit-bankbeholdning udgjorde pr. 31.12.2017 godt 66.000 kr.

 ad 4) Startafgifter, 2018. 

KLUBBERNE SKAL AFLEVERE TIL NOU`S KASSE:

2017

Forslag 2018

 

Startafgifter, der er indbetalt til arrangørklubben

80 kr. fra 21 år.

50 kr. indtil 20 år

Uændret
Uændret

Tillægsgebyr for løbere uden egen EMIT-brik

15 kr.

Uændret

 VEDTAGET.

 ad 5) Godtgørelse for omkostninger, 2018. 

KLUBBERNE FÅR REFUSION FRA NOU`S KASSE:

2017

Forslag 2018

Løbsafgift til DOF (fast takst pr. løber, som DOF har besluttet)

Faktisk udgift

Faktisk udgift

Leje af EMIT-udstyr mv.

Faktisk udgift

Faktisk udgift

Leje af toiletvogn

Faktisk udgift

Faktisk udgift

Kørsel for evt. at hente/bringe Toiletvogn

1,93 kr./km

1,94 kr./km

Kørsel for evt. materiel i Norddepot til klubadresse (max 2 ture)

1,93 kr./km

1,94 kr./km

Grundbeløb fra NOU til klubben for hvert gennemført løbsarrangement

1.000 kr.

2.000 kr.

Km-Standardsats for kørsel udover de første 20 km fra klubadresse til stævneplads. Dækker al kørsel for BL, BK, SL, SK.

Antallet af km mellem 0-20 er dækket af grundbeløbet.

32 kr.

(Km for 1 vej)

32 kr.

(Km for 1 vej)

Refusion af kortudgift: Opgøres med en sats pr. løber, som er talt med i afregningen til DOF. Taksten fastsat, så der er rigelig dækning også til kort, som ikke udleveres til løberne.

20 kr. for NJ-Lang
18 kr. for NJ-Dag
15 kr. øvrige løb

25 kr. for NJ-Lang
20 kr. for de øvrige løb

Herudover kan klubberne afregne følgende med NOU`s kasserer:

Ekstraordinær post - Kun efter særlig aftale med NOU`s-formand/FU. En indtægt kan fx forekomme, hvis en klub - af forskellige årsager - ikke ønsker at beholde et overskud.

Faktisk udgift el. indtægt

Faktisk udgift el. indtægt

FU-administration:

Dokumenterede udgifter

Faktisk udgift

Faktisk udgift

Transportudgift til FU-møderne

1,93 kr./km

1,94 kr./km

 

Argumenter for at hæve omkostningsgodtgørelserne:

·         NOU har ikke til formål puge penge sammen. Kassebeholdningen skal derfor kun ligge på et niveau, hvor der er nødvendig buffer til imødegåelse af uforudsete udgifter.

·         Det væsentligste forslag er, at hæve grundbeløbet pr. arrangement med 1.000 kr. til 2.000 kr. fra 2018. Herved lægges der fortsat vægt på solidaritet mellem klubberne, således at det – også økonomisk - er ligeså værdifuldt at påtage sig et mindre arrangement, som et løb, der forventes at blive mere velbesøgt.

·         Godtgørelsen for kort i.h.t. antal DOF-afregnede løbere foreslås forhøjet til kun 2 forskellige standardsatser, som altid vil give en meget fin udgiftsdækning, også for de ekstra kort, der bruges til banelægning, og som i øvrigt produceres ekstra til f.eks. et tilbud om vakante/åbne baner.

 VEDTAGET.


ad 6) Emit-udlejning 2018.    

ØKONOMI:

v  Brikleje:

§  Markedspris ved udleje til fremmede klubber.

§  NOU-klubberne afregner 5 kr. til NOU`s Emit-konto pr. udlejet brik for samtlige løb (dog max. de første 100 stk.) – uanset om NOU-brikker anvendes, eller hvis der evt. af praktiske årsager er brugt andre brikker.
 

v  Postenheder:

Takst pr. stævnedag:

§  10 kr. pr. enhed.

§  NOU-klubbers terminslisteløb:

·         250 kr. for hele sættet, når der deltager under 100 løbere.

·         500 kr. for hele sættet, når der deltager mindst 100 løbere.
 

v  Stort Fremkaldeur:

o   Det store fremkaldeur er normalt gratis for NOU-klubbers O-aktiviteter.

o   Dog opkræves 500 kr. pr. ur pr. stævnedag, når udlejning sker til følgende O-arrangementer:

§          Stævner i IOF-regi og A-stævner i øvrigt

§          Flerdagsstævner

§          Stævner uden for NOU`s område

o   Endvidere opkræves 500 kr. pr. stævnedag i leje ved andre aktiviteter, som ikke har karakter af O-stævner.

(Egon Sloth er dog altid bemyndiget til at opkræve ”markedspris”.)

 v  Emit-Startur:

o   Emit-startur er normalt gratis for NOU-klubbers O-aktiviteter.

o   Dog opkræves 100 kr. pr. ur pr. stævnedag, når udlejning sker til følgende O-arrangementer:

§          Stævner i IOF-regi og A-stævner i øvrigt

§          Flerdagsstævner

§          Stævner uden for NOU`s område

o   Endvidere opkræves 100 kr. pr. stævnedag i leje ved andre aktiviteter, som ikke har karakter af O-stævner.

(Egon Sloth er dog altid bemyndiget til at opkræve en ”markedspris”.)

 v  Højtaler-anlæg:

o   Højtaleranlægget er normalt gratis for NOU-klubbers O-aktiviteter.

o   Dog opkræves 500 kr. pr. stævnedag i leje ved følgende O-arrangementer:

§          Stævner i IOF-regi og A-stævner i øvrigt.

§          Flerdagsstævner

§          Stævner uden for NOU`s område

o   Endvidere opkræves 500 kr. pr. stævnedag i leje ved andre aktiviteter, som ikke har karakter af O-stævner. Formålet må ikke være kommercielt, religiøst eller i øvrigt kan bringe NOU eller Nordjyllands Skovkarleklub i miskredit.

  

v  Investeringsbehov:

·         Skal i forbindelse med regnskabsaflæggelsen tages op på NOU`s repræsentantskabsmøde hvert år i januar. Egon Sloth vurderer løbende behovet. (Egon har generelt tilladelse til at foretage udskiftninger)

 

v  Indkøb:

§  Egon Sloth har tilladelse til at indkøbe udstyr, som repræsentantskabet har besluttet, samt til køb af udstyr, for at dække et opstået behov, som kan bevilges af NOU`s formand eller NOU`s forretningsudvalg.

v  Forsikring:

§  Nord-depotet er forsikret af Aalborg OK. AOK`s bestyrelse sikrer, at forsikringsdækningen altid er opdateret.

VEDTAGET.

 

ad 7) Adfærd, 2018. – for reservation, afhentning og anvendelse af udstyr

 v  Hovedregel for afhentning og levering af udstyr:

§  Til rådighed i Nord-depotet senest kl. 17.00, 3 dage før løbet

§  Tilbage i Nord-depotet senest 2. dagen efter løbet.

§  Det INDSKÆRPES, at de enkelte klubber er ansvarlige for at videreformidle disse regler til deres arrangører, da overholdelse er afgørende for, at ordningen kan fungere, - specielt på tidspunkter, hvor der sker meget inden for kort tid ! (september)

§  Hvis man vil køre helt ind til depotet, skal bommen lukkes op med nøglen, der hænger i Norddepotet. Husk at lukke/låse bommen igen, når I kører ud!

v  O-skærme tilhørende Nordkredsen:

§  Kai Ø. Laursen opbevarer og vedligeholder skærmene. Kai bør kontaktes af arrangør for aftale min. 14 dage før løbsarrangementet.

§  Telefon: 3095 2981 el. 9884 2090. Mail: kaiolaursen38@gmail.com

 

v  Kontakt om aftale om udstyr i øvrigt, herunder bortkommen eller beskadiget udstyr:

§  Egon Sloth: Telefon: 7258 1201. Mail: egon.sloth@gmail.com

§  Lav aftale min. 14 dage før løbsarrangement.

§  Egon bestiller nyt og fakturerer klubben, hvis den er ansvarlig for bortkomst mv.

 

v  Mærkning af postenheder og stativer:

§  Alle stativer og brikker skal være tydeligt mærket med navnet: NOU.

 

v  Talent-centret (TC-Nord)

§  NOU`s udstyr stilles vederlagsfrit til rådighed i det omfang TC-Nord har behov herfor. Retten til lån af udstyr viger for terminslisteløb, og TC-Nord skal i øvrigt efterleve adfærdsreglerne.

 VEDTAGET

 ad 8) Valg

Alle i forretningsudvalget (jf. dokumenthovedet) blev valgt. Søren Beukel Bak genvalgtes som suppleant.  Som revisor for Nordjysk Orienteringsudvalg blev Keld Østergaard, Mariager Fjord OK også genvalgt.

 

ad 9) Indkomne forslag

Efter vore regler skal indmeldelse af forslag og ønsker ske til NOU-formanden med en frist på senest 1 uge før mødet i januar.  

Til repræsentantskabsmødet i 2018 var der udover forslag vedrørende taksterne, punkterne 4 og 5, et forslag fra FU, som går ud på, at der gerne må bruges ekstra midler på uddelte præmier.

 Dette blev godkendt! 

Herudover var skriftlige forslag fra Rold Skov OK at indskrive generelle hensigtserklæringer vedrørende adfærd på kort-området. Om baggrunden for de stillede forslag var henvist til et par konkrete episoder i forbindelse med kortproduktion i foråret 2017. I forhold til DOF`s kortreglement var der imidlertid ikke foregået ulovligheder. Alt har som oftest sine årsager og forhistorier, hvilket også kom frem i løbet af drøftelserne, - bl.a. havde ønsker om udlån af relevante O-cadfiler ikke altid fungeret gnidningsfrit. Ifølge Rold Skov OK, er disse barrierer ikke længere eksisterende.  

FU`s sekretær mente derfor ikke, at det på nuværende tidspunkt ville være særligt relevant og rimeligt at bruge tid på at udforme et adfærdskodeks på grundlag af en historik, som der formentlig ikke er udsigt til at ville gentage sig i fremtiden.

 De fremmødte klubber, bortset fra Rold Skov OK, stemte derfor for, at se tiden an med håbet om, at kortproduktion og brug af terræner fremover vil forløbe i et gnidningsfrit og ligeværdigt samarbejde, da der også var enighed om, at ekstra- eller dobbeltarbejder bør undgås i de sammenhænge, hvor dette er muligt. Hvis det viser sig, at forventningerne ikke bliver indfriet, kan spørgsmålet om adfærd naturligvis blive taget op igen senere.

 

Ad 10) Terminsliste, aftalt for år 2018

 

 

Dato:

Løb

Arrangør

Område/terræn

27-4.2018

Nordjysk-Lang

Aalborg OK

Kollerup Klitplantage

10-5.2018

Nordjysk -Stafet

Skovkarleklubben/
Rold Skov OK

 

Rold Nørreskov, Syd

12-9.2018

Nordjysk -Nat 1

Mariager Fjord OK

Hou Skov

19-.9.2018

Nordjysk -Nat 2

St. Binderup OK

Uhrehøje Myrhøj Plantage

26-9.2018

Nordjysk -Nat 3

Aalborg PI/ AKIF

Vester Aslund ??

3-10.2018

Nordjysk -Nat 4

OK Vendelboerne

Tversted?

21-10.2018

Nordjysk - Dag

Nordvest OK

Tvorup Klitplantage

4-11.2018

Nordjysk KLUB-Dag

Rold Skov OK

Rold Skov, Mosskov

  

Ad 11) Terminsliste, aftalt for år 2019

 

 

Dato:

Løb

Arrangør

Område/terræn

17-5.2019

Nordjysk-Lang

Nordvest OK

Bøgsted Rende

30-5.2019

Nordjysk -Stafet

Skovkarleklubben/
St. Binderup OK

?

11-9.2019

Nordjysk -Nat 1

Mariager Fjord OK

?

18-.9.2019

Nordjysk -Nat 2

OK Vendelboerne

Bøgsted?

25-9.2019

Nordjysk -Nat 3

St. Binderup OK

?

3-10.2019

Nordjysk -Nat 4

Aalborg OK overvejer

?

27-10.2019

Nordjysk - Dag

OK Vendelboerne

?

10-11.2019

Nordjysk KLUB-Dag

Aalborg OK

Tranum?

  

Ad 12) Terminsliste, aftalt for år 2020

 

 

Dato:

Løb

Arrangør

Område/terræn

8-5.2020

Nordjysk-Lang

Tilbuddet åbent

 

21-5.2020

Nordjysk -Stafet

Skovkarleklubben/
Nordvest OK

 

16-9.2020

Nordjysk -Nat 1

Mariager Fjord OK

 

23-9.2020

Nordjysk -Nat 2

OK Vendelboerne

 

30-9.2020

Nordjysk -Nat 3

St. Binderup OK

 

7-10.2020

Nordjysk -Nat 4

Aalborg OK

 

.2020

Nordjysk - Dag

Tilbuddet åbent

 

.2020

Nordjysk KLUB-Dag

OK Vendelboerne

.

 Kommentar fra FU:

Medlemstallet for hver af de klubber, som på den ene eller anden måde indgår i NOU-samarbejdet, viser iflg. vore senest kendte oplysninger, at spænde fra ganske få til næsten 200, jf. indsat tabel nedenfor. 

Aalborg Politi O-afd.

 

AKIF

St. Binderup OK

Nordvest OK

Mariager Fjord OK

Nordjyllands Skovkarleklub

OK Vendelboerne

Rold Skov OK

 

Aalborg OK

3

25

26

81

82

92

121

154

198

I FU har vi en naturlig forventning om, at alle klubber byder ind og er med til at løfte i flok efter evne og muligheder. Det må være forudsætningen, hvis der fortsat skal være mening i fællesskab og samarbejde i den nordjyske region. Det er sådan, at alle arrangementer reelt har en størrelse, at de kan håndteres af ganske få personer til bemanding af alle funktioner. Vi ser derfor frem til, at der inden for de nærmeste måneder bliver indmeldt accept af tilbud til sekretæren, således at terminslisterne kan blive fuldstændige.

 ad 13) Eventuelt

 EMIT contra Sport Ident

Mariager Fjord OK har med sponsorbistand anskaffet et Sport-Identsystemet, som man agter at tage i brug til bl.a. natløb. Klubben har dog også stadig Emit. 

OK Vendelboerne og Aalborg OK er generelt tilfredse med EMIT, som specielt af hensyn til afviklingen af Nordjysk 2 dages er nyttig af hensyn til en meget stor deltagelse fra Norge. 

Helge Søgaard rejste spørgsmål om NOU`s afregningssystem i relation til Sport Ident. NOU har købt og administrerer et antal fælles poststativer og brikker vedrørende Emit-systemet, hvilket er årsagen til, at dette indgår i de økonomiske mellemregninger vedrørende afholdte stævner. Der ses ikke umiddelbart at være udsigt til, at NOU også skal indkøbe og varetage en tilsvarende administration omkring Sport Ident, medmindre det måtte fremkomme som et forslag/ønske fra et bredt udsnit af de nordjyske klubber. 

Arrangementer

”Det kniber tilsyneladende med, at få alle løbsarrangementer besat. Det bør give anledning til overvejelser i klubbestyrelserne. Har man for mange ”jern i ilden” i forvejen? For få aktive medlemmer til opgaverne? ”Metaltræthed” i klubberne? Har vi i NOU et for højt ambitionsniveau med antallet af arrangementer set i forhold til antallet af klubber? Eller…? – Meld jeres bud ind til NOU. Så må vi tage handling på udfordringerne senest ved det næste repræsentantskabsmøde”. -Ja dette er reelt en gentagelse af referatet fra 2017. Opfordringen fra dengang gav imidlertid ikke udslag i èt eneste løsningsforslag fra de nordjyske klubber.

 På mødet kom Helge Søgaard på banen med at ”gentænke NOU-arrangementerne” med baggrund i den statistik, som viser et samlet fald i deltagelsen i forhold til medio 1990èrne. Med marginale udsving har det samlede deltagertal dog ligget nogenlunde stabilt inden for de seneste 10 år.  

-          Kan vi, og hvordan får vi deltagerantallet til at vokse igen mod 1990èrnes niveau?

-          Er det så enkelt blot at bruge nogle nye navne til løb og klasser?

-          Evt. mulighed for samløbs-klasser, fx til natløbene?

-          Flere eller færre klasser i forhold til den justering, som blev foretaget for kun 2 år siden?

-          Er årtiers udvikling i NOU-løbene procentuelt ringere end for de øvrige normale o-løb i Nordjylland?

-          Kan det gøres noget ekstra attraktivt og håndterbart for at få flere unge til at deltage?

-          Har de unge i forvejen rigeligt med tilbud,- også med kurser, udflugter og lejre inden for o-sporten?

-          Har klubberne i det hele taget en stor gruppe, som ikke deltager, men gerne vil, hvis de får muligheden?

-          Eller er det rekrutteringen i klubberne, som ikke er tilstrækkelig til at erstatte de gamle, som efterhånden må fade ud?

-          Hvad kan/bør der gøres for at øge antallet af aktive løbere i klubberne?

 Man kan stille uendelig mange spørgsmål, også flere end de nævnte. Man kan naturligvis bede NOU`s forretningsudvalg om at tage affære. Vi vil naturligvis gerne være katalysator for, at klubberne samarbejder herom, men det forudsætter også, at alle selv skal være givende og komme med konstruktive input, og samtidig være parat til at tage ansvar for at skabe fremdrift i en mulig arbejdsgruppe om emnet. 

Øvrigt:

Lidt snak på kryds og tværs, men ellers var meget vendt undervejs. Det officielle møde sluttede ca. kl. 21.20 i god ro og orden med tak til fremmødet, til debatten og til ordstyreren.

 Referent

Ole Nielsen

(referatet udsendt 11. januar 2018)

 

REFERAT FRA REPRÆSENTANTSKABSMØDE DEN 9. JANUAR 2017:  

Deltagere:

Nordvest OK, Aalborg OK, Aalborg PI, AKIF, Mariager Fjord OK, Rold Skov OK, St. Binderup, OK Vendelboerne, Skovkarleklubben og NOU- forretningsudvalg. Mødet blev afholdt i Aalborg OK`s klubhus.

 Dagsorden:

1.      Velkomst v/NOU-formand og valg af dirigent.

2.      Beretning fra NOU-formand

3.      Regnskab 2016 for NOU og for Emit-kontoen

4.      Startafgifter, kortpriser, transportgodtgørelse, EMIT-udlejning 2017.

5.      Valg til FU (+suppleanter m.fl.).

6.      Indkomne forslag 

7.      Terminsliste 2017.

8.      Terminsliste år 2018.

9.      Terminsliste år 2019.

10.  Eventuelt.

 

ad 1) Velkomst, Valg af dirigent, Dagsorden

NOU`s formand bød velkommen, og efter præsentationsrunde valgtes Søren Flytkjær til dirigent med applaus. Han kunne konstatere mødet lovligt indkaldt, og dagsordenen hermed godkendt.

 ad 2) Beretning:

Udsendt med indkaldelsen. Jes Mose havde ikke yderligere at tilføje. Forsamlingen ytrede tilfredshed med indholdet. Nordvest OK var særlig glad for formandens ros omkring deres afvikling af NJ-lang, som blev nødvendig at afholde sammen med Klitløbet.Beretningen godkendt.

ad 3) Regnskab:

Regnskaber for NOU og for EMIT-kontoen var tidligere udarbejdet af kassereren og af sekretæren udsendt til klubberne. 

Af såvel EMIT- som NOU-konto kunne man aflæse en sund økonomi. På de 2 konti rådes pr. 31.12.2016 over henholdsvis knap 60.000 kr. og godt 50.000 kr., i alt ca. 110.00 kr. i likvide midler.Der var ikke den store spørgelyst til regnskaberne, som herefter blev godkendt. 

ad 4) Startafgifter, Transportgodtgørelse, Udleje og Adfærd 2017. 

Det meste af punktet blev udsat og behandlet under punkt 6, Indkomne Forslag, hvor der er uddybende referat. 

Det samlede regelsæt for 2017 blev herefter nedfældet således:

Løb i 2017:

Startafgift, der er lagt ud til arrangørklubben

80 kr. fra 21 år. 50 kr. indtil 20 år

Tillægsgebyr for løbere uden egen EMIT-brik

15 kr.

Kørsel for BL, BK, SL, SK udmålt fra klubadresse til SP.

Kørsel for ledere og hjælpere på stævnedagen kan ikke medregnes. Antallet af km mellem 0-20 er dækket af et grundbeløb

Standardtakst på 32 kr. pr. km *) den ene vej, udover en afstand på mere end 20 km

Kørsel for evt. at hente/bringe Toiletvogn

Statens takst 1,93 kr. i 2017

Kørsel for evt. at hente/bringe materiel fra Norddepot (max 2 ture i alt)

Statens takst 1,93 kr. i 2017

Grundbeløb fra NOU til klubben for hvert gennemført løbsarrangement

1.000 kr.

Refusion af kortudgift: Opgøres med en sats pr. løber, som tæller med i afregningen til DOF.

Det forudsættes, at klubberne fortsat har fokus på høj kortkvalitet. Herunder målestok 1:7500 for +50 år, hvis muligt.

20 kr. for NJ-Lang
18 kr. for NJ-Dag
15 kr. øvrige arrangementer

Herudover kan klubberne afregne følgende med NOU`s kasserer:

 

Løbsafgift til DOF (fast takst pr. løber, som DOF har besluttet)

Faktisk udgift (uændret)

Leje af EMIT-udstyr mv.

Faktisk udgift (uændret)

Leje af toiletvogn

Faktisk udgift (uændret)

Ekstraordinær post -Kun efter særlig aftale med NOU`s-formand/FU. En indtægt kan fx forekomme i tilfælde af, at en klub - af forskellige årsager - ikke ønsker at beholde det fulde overskud fra et arrangement.

Faktisk udgift el. indtægt

 FU-administration 2017:   

·         Dokumenterede udgifter refunderes efter regning.

·         Transportudgift til FU-møder refunderes med statens laveste kilometertakst, som er 1,93 kr. 

EMIT-udlejning 2017 (uændret fra 2016):   

ØKONOMI:

v  Brikleje:

§  Markedspris ved udleje til fremmede klubber.

§  NOU-klubberne afregner 5 kr. til NOU`s Emit-konto pr. udlejet brik for samtlige løb (dog max. de første 100 stk.) – uanset om NOU-brikker anvendes, eller hvis der evt. af praktiske årsager er brugt andre brikker.

v  Postenheder:

Takst pr. stævnedag:

§  10 kr. pr. enhed.

§  NOU-klubbers terminslisteløb:

·         250 kr. for hele sættet, når der deltager under 100 løbere.

·         500 kr. for hele sættet, når der deltager mindst 100 løbere.

v  Stort Fremkaldeur:

o   Det store fremkaldeur er normalt gratis for NOU-klubbers O-aktiviteter.

o   Dog opkræves 500 kr. pr. ur pr. stævnedag, når udlejning sker til følgende O-arrangementer:

§          Stævner i IOF-regi og A-stævner i øvrigt

§          Flerdagsstævner

§          Stævner uden for NOU`s område

o   Endvidere opkræves 500 kr. pr. stævnedag i leje ved andre aktiviteter, som ikke har karakter af O-stævner.

(Egon Sloth er dog altid bemyndiget til at opkræve ”markedspris”.) 

v  Emit-Startur:

o   Emit-startur er normalt gratis for NOU-klubbers O-aktiviteter.

o   Dog opkræves 100 kr. pr. ur pr. stævnedag, når udlejning sker til følgende O-arrangementer:

§          Stævner i IOF-regi og A-stævner i øvrigt

§          Flerdagsstævner

§          Stævner uden for NOU`s område

o   Endvidere opkræves 100 kr. pr. stævnedag i leje ved andre aktiviteter, som ikke har karakter af O-stævner.

(Egon Sloth er dog altid bemyndiget til at opkræve en ”markedspris”.) 

v  Højtaler-anlæg:

o   Højtaleranlægget er normalt gratis for NOU-klubbers O-aktiviteter.

o   Dog opkræves 500 kr. pr. stævnedag i leje ved følgende O-arrangementer:

§          Stævner i IOF-regi og A-stævner i øvrigt.

§          Flerdagsstævner

§          Stævner uden for NOU`s område

o   Endvidere opkræves 500 kr. pr. stævnedag i leje ved andre aktiviteter, som ikke har karakter af O-stævner. Formålet må ikke være kommercielt, religiøst eller i øvrigt kan bringe NOU eller Nordjyllands Skovkarleklub i miskredit. 

v  Investeringsbehov:

·         Skal i forbindelse med regnskabsaflæggelsen tages op på NOU`s repræsentantskabsmøde hvert år i januar. Egon Sloth vurderer løbende behovet. (Egon har generelt tilladelse til at foretage udskiftninger)

v  Indkøb:

§  Egon Sloth har tilladelse til at indkøbe udstyr, som repræsentantskabet har besluttet, samt til køb af udstyr, for at dække et opstået behov, som kan bevilges af NOU`s formand eller NOU`s forretningsudvalg. Pt. mangler 13 funktionsdygtige brikker.

v  Forsikring:

§  Nord-depotet er forsikret af Aalborg OK. Søren Flytkær sikrer, at forsikringsdækningen altid er opdateret.

ADFÆRD:

v  Hovedregel for afhentning og levering af udstyr:

§  Til rådighed i Nord-depotet senest kl. 17.00, 3 dage før løbet

§  Tilbage i Nord-depotet senest 2. dagen efter løbet.

§  Det INDSKÆRPES, at de enkelte klubber er ansvarlige for at videreformidle disse regler til deres arrangører, da overholdelse er afgørende for, at ordningen kan fungere, - specielt på tidspunkter, hvor der sker meget inden for kort tid ! (september) 

v  Bortkommen eller beskadiget udstyr:

§  Egon Sloth kontaktes.

§  Han bestiller nyt og fakturerer klubben for udgiften.
 

v  Mærkning af postenheder og stativer:

§  Alle stativer og brikker skal være tydeligt mærket med navnet: NOU. 

v  Talent-centret (TC-Nord)

§  NOU`s udstyr stilles vederlagsfrit til rådighed i det omfang TC-Nord har behov herfor. Retten til lån af udstyr viger for terminslisteløb, og TC-Nord skal i øvrigt efterleve adfærdsreglerne.

ad 5) Valg

Alle i forretningsudvalget (jf. dokumenthovedet) blev valgt.

Søren Beukel Bak, Aalborg OK, genvalgtes som suppleant.

Som revisor blev Keld Østergaard, Mariager Fjord OK, også genvalgt.

 ad 6) Indkomne forslag 

Efter vore regler skal indmeldelse af forslag og ønsker ske til NOU-formanden med en frist på senest 1 uge før mødet i januar. At der er forslag afspejler også, at der er en levende interesse for vore nordjyske aktiviteter. 

Til repræsentantskabsmødet i 2017 var modtaget skriftlige forslag, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Forslagene bestod af: 

1.      Rold Skov OK ønsker bane 1 ved NJ-Dag (H21 klassen) tilpasset længden for bane 1 ved divisionsmatcherne.
Efter NOU-vejledning må banen være 12 km. De seneste 2 år har den været ca. 11 km. Antal tilmeldte løbere har udgjort henholdsvis 18 og 14.

2.      Rold Skov OK stiller et forslag om ændret organisering af NOU-løbene.

3.      NOU`s forretningsudvalg stiller forslag om ny og forenklet administration, indeholdende økonomiske incitamenter for klubber, som afvikler Nordjyske mesterskaber og de fælles klubmesterskaber fra 2017.

Punkterne 2 og 3 indeholder elementer, som i nogen grad har samme sigte, men med en lidt forskellig tilgang. Begge forslag kan naturligvis forkastes, men det er kun muligt at vedtage det ene forslag.

 Forslag 1: Nordjysk Dag-mesterskab:

Der var en lang debat om forslaget, som af flere blev anfægtet for at være stillet mere af hensyn til banelægger og afvikling i mindre terræner end af hensyn til løbernes ønsker. I 2015 og 2016 havde kun klassen H60 en større deltagelse.

Vindertiden for 11 km i 2016 var kun 74 minutter, hvilket er relativt lavt i.f.t. øvrige mesterskaber i DK.  Derfor kom drøftelserne bl.a. ind på også at fokusere på tidsforbruget ud fra terrænets beskaffenhed og banens sværhedsgrad. En tanke om også at lave en H21AK bane blev luftet, men ikke behandlet.  

Konklusionen blev et kompromis for H21, som herefter skal have en minimumslængde på 10 km og en maksimumslængde på 12 km. Således vil der være rig mulighed for - med skyldig hensyntagen til den forventede løbstid - at fastlægge en fornuftig banelængde ved det enkelte stævne. 

Forslag 2 og 3: Administration, Afregning og økonomiske incitamenter i.f.m. afvikling af NOU-løb:

Debatten blev præget af, at forslagsstillerne argumenterede stærkt for egne forslag. Det endte med en afstemning, hvor Rold Skov OK stemte for eget forslag, mens de øvrige klubber stemte for det af NOU fremsendte forslag. Som begrundelse gav flere af klubrepræsentanterne udtryk for, at solidariteten mellem klubberne også fremover er et meget væsentligt element i det nordjyske samarbejde. 

Det vedtagne forslag indebærer bl.a.:

·         At administration og afregning mellem klubberne og NOU for løbsarrangementer gøres lettere for ALLE involverede parter. Samtidig øges gennemsigtigheden i de aflagte regnskaber. I forvejen opereres med fælles aftalte startafgifter. Dette bibeholdes, men nu indføres også standardtakster for:

ü  At gennemføre arrangementet (et grundbeløb på 1.000 kr. til klubben pr. arrangement).

ü  Kørsel, som er nødvendig for banelægger, banekontrol, stævneleder og stævnekontrol udover 20 km.

ü  Kortforbrug beregnet ud fra antal afregnede løbere til DOF.

·         At egen klubs økonomi vil få direkte gavn af de gratis tjenester, som medlemmerne ofte yder i forbindelse med de nordjyske arrangementer. De har – alt andet lige - hidtil indirekte kun begunstiget det fælles NOU-regnskab.

·         At der vil være helt selvstændige incitamenter til at holde fokus på trimning af økonomien såvel i planlægning som i afvikling af det enkelte arrangement. En begrænsning af omkostningerne vil fremover også gavne klubbernes egen kasse. Det faste grundbeløb dækker kørsel indtil 20 km samt diverse småomkostninger. Klubber, der vælger at afholde stævner i nærområdet (mindre end 20 km fra hjemstedet) kan således opnå en relativ pæn gevinst ved ordningen – forudsat at man har en god styring af omkostninger til kørsels- og kortforbrug. Endelig understøtter modellen, at klubber, som har tilbudt at afholde stævner, hvor der er risiko for lave deltagertal, alligevel kan opnå en rimelig økonomi ved at påtage sig opgaven.

·         At NOU`s kassebeholdning ikke kan fastholdes med de hidtil gældende lave startafgifter. Imidlertid var der – efter vedtagelse af dette forslag - stemning for at hæve startafgifterne for seniorer. Forhøjelserne er dog (jf. pkt. 4) sket til et niveau, som stadig ligger i den lave ende set i forhold til andre kvalitets-arrangementer. En større løbsindtægt vil med den vedtagne model komme vort fællesskab i Nordjylland til gode, hvilket i sidste ende er til gavn for de enkelte klubber.

Der sker ingen ændringer med hensyn til administration og økonomi vedrørende vores Emit-udstyr. Ordningen har hidtil fungeret godt med en lejeindtægt, dels fra egne og dels fra fremmede aktører. Det har sikret midler til både vedligehold og nyanskaffelser. 

DE NYE AFREGNINGS-REGLER SAT OP I SKEMA:

Startafgifter, herunder salg af åbne baner og udleje af Emit-brikker

Faktisk indtægt (uændret)

Grundbeløb fra NOU til klubben for hvert løbsarrangement

1.000 kr.

Løbsafgift til DOF (fast takst pr. løber, som DOF har besluttet)

Faktisk udgift (uændret)

Leje af EMIT-udstyr mv.

Faktisk udgift (uændret)

A-Kørsel: -Fra klubadresse til stævneplads. Består af en èngangs km-refusion efter en Standardtakst på 32 kr. pr. km *) den ene vej, udover en afstand mere end:

20 km fra klubben

*) A-kørsel: Standardtaksten er udarbejdet ud fra en vurdering og beregning af, at i alt 8 ture til og fra skoven må være fuldt tilstrækkelig. De ansvarlige kan også i nogen udstrækning lave samkørsel. Kørsel for ledere og hjælpere på stævnedagen kan ikke medregnes. Antallet af km mellem 0-20 er dækket af grundbeløbet, som også går til fx..eks. saft, bægre mv.

B-Kørsel: -Toiletvogn hente/bringe, samt max 2 ture til Norddepot efter statens takst

Faktisk udgift (uændret)

Leje af toiletvogn

Faktisk udgift (uændret)

Ekstraordinær post (Kun efter særlig aftale med NOU`s-formand/FU)

Faktisk udgift el. indtægt

Kortudgift, der beregnes efter det antal løbere, som indgår i afregningen til DOF:

20 kr. for NJ-Lang
18 kr. for NJ-Dag
15 kr. øvrige arrangementer

 Den praktiske indførelse af ny afregningsmodel vil ske ved, at NOU udsender et regneark til hver af klubberne. Klubkassereren/Løbsadministratoren skal blot udfylde og returnere arket til NOU`s kasserer. Det vil automatisk fremgå heraf, hvor stort et beløb der skal afregnes til eller fra NOU.  

Det vil være så enkelt, at man i flere tilfælde kan nøjes med ganske få indberetninger i de GRØNT markerede celler. Efter særlig aftale med NOU kan et par RØDLIGE celler også benyttes. Derudover vil formlerne i arket være låst. 

ad 7) Terminsliste år 2017

Dato:

Løb

Arrangør

Område/terræn

12-5.2017

Nordjysk-Lang

OK Vendelboerne

Tornby Klitplantage

25-5.2017

Nordjysk -Stafet

Skovkarleklubben/
Aalborg PI /Aalborg OK

 

Rold Vælderskov

20.9.2017

Nordjysk -Nat 1

Mariager Fjord OK

Låenhus

27.9.2017

Nordjysk -Nat 2

St. Binderup OK

Uhrehøje Myrhøj

4.10.2017

Nordjysk -Nat 3

AaPI/AOK

Hammer Bakker, Syd

11.10.2017

Nordjysk -Nat 4

OK Vendelboerne

Bøgsted Plantage

29.10.2017

Nordjysk - Dag

Rold Skov OK

Rold Nørreskov

05-11.2017

Nordjysk KLUB-Dag

Aalborg OK

Drastrup

 

ad 8) Terminsliste år 2018

 

 

Dato:

Løb

Arrangør

Område/terræn

27-4.2018

Nordjysk-Lang

Aalborg OK

Kollerup Klitplantage

10-5.2018

Nordjysk -Stafet

Skovkarleklubben/
Rold Skov OK

 

Rold Vælderskov

12-9.2018

Nordjysk -Nat 1

Mariager Fjord OK

Alstrup Krat

19-.9.2018

Nordjysk -Nat 2

St. Binderup OK

Vesterris Plantage

26-9.2018

Nordjysk -Nat 3

Tilbuddet åbent

 

3-10.2018

Nordjysk -Nat 4

OK Vendelboerne

?

21-10.2018

Nordjysk - Dag

Nordvest OK

Tvorup Klitplantage

4-11.2018

Nordjysk KLUB-Dag

Rold Skov OK

Hesselholt Nord

 

ad 9) Terminsliste år 2019

 

 

Dato:

Løb

Arrangør

Område/terræn

17-5.2019

Nordjysk-Lang

Nordvest OK overvejer

 

30-5.2019

Nordjysk -Stafet

Skovkarleklubben/
St. Binderup OK

 

11-9.2019

Nordjysk -Nat 1

OK Vendelboerne

 

18-.9.2019

Nordjysk -Nat 2

Mariager Fjord OK

 

25-9.2019

Nordjysk -Nat 3

St. Binderup OK

 

3-10.2019

Nordjysk -Nat 4

Tilbuddet åbent

 

27-10.2019

Nordjysk - Dag

OK Vendelboerne

 

10-11.2019

Nordjysk KLUB-Dag

Aalborg OK

.

 ad 10) Eventuelt 

EMIT contra Sport Ident

Der blev rejst et spørgsmål fra Rold Skov OK, om der var overvejelser i gang m.h.t. et muligt skifte fra EMIT til Sport-Ident systemet. Mariager Fjord OK overvejer efter at have læst en rapport fra Sydkredsen. Link til rapporten: 

OK Vendelboerne og Aalborg OK oplyste, at EMIT der fungerer efter hensigten, og at det specielt af hensyn til afviklingen af Nordjysk 2 dages med en hovedpart af norske deltagere ikke er særligt aktuelt for dem at skifte EMIT ud.

Aftalt, at spørgsmål på et senere tidspunkt kan/bør behandles grundigt i en fælles faglig/økonomisk arbejdsgruppe og med debat i klubberne. Meld gerne løbende ind til NOU om ønsker/planer hertil. 

Arrangementer

Det kniber tilsyneladende med, at få alle løbsarrangementer besat i 2018 og 2019. Det må give anledning til overvejelser i klubbestyrelserne. Har man for mange ”jern i ilden” i forvejen? For få aktive medlemmer til opgaverne? ”Metaltræthed” i klubberne? Har vi i NOU et for højt ambitionsniveau med antallet af arrangementer i forhold til antallet af klubber? Eller…?

– Meld jeres bud ind til NOU. Så må vi tage handling på udfordringerne senest ved det næste repræsentantskabsmøde.  

Øvrigt:

Aftalt, at NOU`s sekretær sender vore terminslister til Nordkredsens formand, Claus Poulsen, claus.m.poulsen@gmail.com så snart der er noget bindende udfyldt. Helge Søgaard appellerede endvidere til, at klubberne så hurtigt som muligt foretog valg af terræner af hensyn til den samlede planlægning.  

Lidt snak på kryds og tværs, men ellers var meget vendt undervejs. Bollerne fra Jens fik ros, og kaffen holdt alle lysvågne – forhåbentlig også nok til hele hjemturen.

Det officielle møde sluttede kl. 21.40 i god ro og orden med tak til fremmødet, debatten og ordstyreren.  

Referent

Ole Nielsen

(referat udsendt 15. januar 2017)

 BILAG: NOU-løbsafregningsark for 2017 (er testet, jf. eksemplet under 2. faneblad)

Indberetning er kun mulig i celler med grøn og gul farve:
  Korte forklaringer til satser og  beregninger, belys kommentar:
2017 - Løbsafregning mellem NOU og Klubnavn:    Dato: Terræn:
       
  Sats Antal   UDGIFT INDTÆGT
Indbetalt for Startafgifter og Brikleje          
Salg af Åbne baner og leje af brikker hertil          
Udgift afholdt til DOF-løbsafgift          
Udgift afholdt til EMIT-udstyr          
Udgift afholdt til leje af toilet          
Standardsats for kørsel fra klubadresse til SP, udover 20km. 32        
Faktisk afstand fra klub til Stævneplads (Km 1 vej):       0,00
Kørsel for evt. at hente/bringe Toiletvogn (km i alt) 1,93     0,00  
Evt. kørsel fra Norddepot til egen Klubadresse (km i alt) 1,93     0,00  
Grundbeløb fra NOU til arrangementet:       1.000,00  
Godtgørelse for kort i.f.t. antal DOF-afregnede løbere:  18 0 Sæt X ud for løb:    
NJ- Lang: 20     0,00  
NJ- Dag: 18     0,00  
NJ- Nat: 15     0,00  
KLUB-Dag: 15     0,00  
Særlig post (aftalt med NOU):    
Summer 1.000,00 0,00
Afregning FRA klubben til NOU`s bank   9280 4568985287 0,00  
jenssc@youmail.dk   Jens Christensen    
Afregning TIL klubbens bank fra NOU   skriv reg.nr skriv kontonr.   1.000,00
skriv mailadresse på klubbens kasserer   skriv kasserers navn